同窓会での幹事の役割

同窓会での幹事の役割とは?やること・準備・進め方ノウハウ

同窓会の幹事とは大変な役回りです。個人情報の流出源が卒業アルバムだったと特定されて以来、一層個々と連絡が取りにくくなりました。さて、やることはたくさんあります。同窓会とはどのように運営するのでしょうか。同期会、クラス会を例に詳しく見てみましょう。

 

幹事会の開き方、人材の集め方

幹事はまず、一人でも多くの協力者を探しましょう。加えて前役員、母校から引き継げるデータがないか、問い合わせてみましょう。

 

規模によっては「幹事会」として一つのチームにしてしまうのもおすすめです。人脈がありそうな人を仲間に引き入れましょう。発起人のほか、男性、女性、運動部、文化部、生徒会など、色んな分野から人を集めるようにするとうまく役割分担でき、かつ当日「野球部しか来てない?」など幹事に近い人ばかり集まることが防げます。

 

そうして作った幹事会で、会場や予算や催し、二次会(なくても良い)などの内容を決め、案内状を作ります。初回の会合には、幹事経験者、全役員を交えて大まかにやり方を教わると良いでしょう。幹事会の連帯感が成功のポイントです。各々の役割などが決まったら、全員が把握できるよう、表にしてプリント、配布します。

 

名簿作り

フェイスブックやLINEで呼びかけたり、ブログやHPを新設して情報提供を呼び掛ける方法もあります。幹事会で手を尽くしていると知れば、協力してくれる方もいるかも知れません。いろんな方法を用いて、最終的には一つの名簿を作ります。

 

個人情報を扱っている、と言う意識を忘れずに。データ管理は十分に気を付けて案内状を発送します。同時にSNSやネットサイトでも告知をしましょう。卒業アルバムの住所に現在住んでいないとわかっていても、一度はそこへ案内状を出しましょう。引っ越す際に転送手続きを取っていれば、新居へ転送されることもあります。

 

出欠確認が取れたら会場へ連絡し、当日を迎えます。それまでの間に詳しい段取りをしましょう。恩師をお呼びしたり、記念品なども早いうちに調整しておくと良いでしょう。

 

準備の手順

進め方として幹事会が発足するタイミングは、同窓会の4ヶ月以上前が良いようです。話し合いなどを数回設けて3ヶ月前には案内状を発送します。出欠の意思確認の期限を1ヶ月以上前に設定すると、忘れている方への再連絡も、余裕をもって間に合います。

 

当日

会場には受付が必要です。名簿をデータ化しておくことで簡単に受付表を作成できます。あまりたくさんの企画を用意しても、せわしない会になってしまいます。実は歓談が何より楽しいのが同窓会、一つ、二つまでにしましょう。

 

終了後

同窓会後に、幹事会で集まることができればなおよいです。この時には、今回の反省点や記録、ノウハウをマニュアル化しておくと完璧です。ノウハウの蓄積は長く運営するための最大の武器になります。